PDFメール一斉送信オプション

PDFメール送信オプションの操作方法を、ご案内いたします。

【１】事前登録-自社マスタ

導入登録＞自社マスタ＞メール登録タブにて下記を登録します。

①メールサーバー情報を登録
・SMTPサーバ
　貴社メール送信サーバを登録します。
・SMTPポート
　貴社メールサーバの送信ポート番号を登録します。
・E-MAIL
　派遣スタッフが受信するメールの”差出人”となるメールアドレスを登録します。
・ユーザID/パスワード
　貴社のメールサービスに登録されているユーザIDとパスワードを登録します。

②パスワードの登録　
・☑添付ファイルにパスワードを設定する
　チェックの有無によって、スタッフに送るPDFのパスワードの有無を選択できます。
　☑チェック有：PDFをZIPファイルに圧縮し、パスワード付きで送信します。
 
　□チェック無：PDFをパスワード無しで送信します。

・添付ファイルパスワード
　上記「☑添付ファイルにパスワードを設定する」でチェック有にした場合のみ
　スタッフが受信したZIPファイルを解凍する際に使用する、パスワードを登録します。
　※半角英数字（大文字・小文字)
　※最大50文字まで

※ご留意点※
　自社マスタで上記メール設定変更した際は、保存した後に
　対象の画面（給与一覧・引当一覧等）を起動していただくようお願いいたします。

ユーザアカウント毎に添付ファイルパスワードを登録する

対象のユーザマスタにて下記を登録します。

①差出人を登録
・メールアドレス
　派遣スタッフが受信するメールの”差出人”となるメールアドレスを登録します。
・メールパスワード
　貴社のメールサービスに登録されているパスワードを登録します。

②パスワードの登録
スタッフが受信したZIPファイルを開封する際に使用する、パスワードを登録します。
自社マスタ・ユーザマスタ共に添付ファイルパスワードを登録済みの場合、
ユーザマスタに登録されたパスワードが優先されます。
※半角英数字（大文字・小文字)
※最大50文字まで

※ご留意点※
　ユーザマスタで上記メール設定を変更した際は、保存した後に
　対象の画面（給与一覧・引当一覧等）を起動していただくようお願いいたします。

【２】事前登録-スタッフマスタ

スタッフ管理＞スタッフマスタにて下記を登録します。

①スタッフのメールアドレスを登録する
基本情報タブ＞連絡先　のPCメールアドレスor携帯メールアドレスを登録します。

②メール送信対象外チェックをはずす（対象画面：就業条件明示書・源泉徴収票のメール画面）
就業条件明示書PDF・源泉徴収票PDFのメール送信対象にする場合は、
基本情報タブ＞連絡先＞「☐メールによる一括送信をしない」のチェックを外します。

☐チェック無 ⇒ 就業条件明示書のメール画面・源泉徴収票のメール画面で、初期表示が送信対象（選択チェック有）となります。
☑チェック有 ⇒ 就業条件明示書のメール画面・源泉徴収票のメール画面で、初期表示が送信対象外（選択チェック無）となります。
↓チェック無の場合は、送信対象となるため、メール送信画面の選択列のチェックが付きます。

↓チェック有の場合は、送信対象外となるため、メール送信画面の選択列のチェックが外れます。

③対象外チェックをはずす（対象画面：給与明細書のメール送信）
給与明細書PDFメールの送信対象にする場合は、
支払/給与タブ＞支払口座情報＞「☐メールによる給与明細の送信をしない」のチェックを外します。

☐チェック無 ⇒ 給与明細書のメール画面で、初期表示が送信対象（選択チェック有）となります。
☑チェック有 ⇒ 給与明細書のメール画面で、初期表示が送信対象外（選択チェック無）となります。
↓チェック無の場合は、送信対象となるため、メール送信画面の選択列のチェックが付きます。

↓チェック有の場合は、送信対象外となるため、メール送信画面の選択列のチェックが外れます。

【３】各種PDFを送信する

給与明細書PDFを送信する

給与一覧から条件を指定して一覧検索後、
送信対象者を選択して画面上部のメールアイコンをクリックします。

展開された帳票出力画面で”メール送信””OK”へ進みます。

 
展開されたメール送信画面で、件名と本文を入力し、送信アイコンから送信します。

事前に定型文の雛形を用意し、本文には予約語を登録することが可能です。
詳細はメール定型文マスタについてをご参照ください。

就業条件明示書PDFを送信する

引当一覧から条件を指定して一覧検索後、
送信対象者を選択して画面上部のメールアイコンをクリックします。
展開された帳票出力画面で”メール送信”を選択、”OK”へ進みます。

検索時、就業条件明示書の　☑作成済ステータスに絞ることもできます。

展開されたメール送信画面で、件名と本文を入力し、送信アイコンから送信します。
メール送信機能の使い方は、給与明細書PDF送信時と同じです。

源泉徴収票PDFを送信する

年末調整済み一覧、または、年末調整(退職者)から、条件を指定して一覧検索後、
送信対象者を選択して画面上部のメールアイコンをクリックします。
展開された帳票出力画面で”メール送信”を選択、”OK”へ進みます。

展開されたメール送信画面で、件名と本文を入力し、送信アイコンから送信します。
メール送信機能の使い方は、給与明細書PDF送信時と同じです。

添付ファイル名・ファイル構成について（2024年12月22日定期メンテナンス後）

2024年12月22日の定期メンテナンスで、PDF一斉メール送信オプションの改修を行いました。
それに伴い、添付ファイル名・ファイル構成を変更しています。

・給与管理＞給与一覧＞メール送信
・契約管理＞引当一覧＞メール送信
・年末調整＞年末調整済一覧＞メール送信
・年末調整＞年末調整（退職者）＞メール送信
　上記4画面からPDF一斉メール送信オプション機能でメールをする場合、
　「自社マスタ＞メール送信タブ＞パスワードの有無の設定」と対象画面によって
　添付ファイル名が異なります。
　
　①添付ファイル名について
　添付ファイル名については下表をご参照ください。

　②添付ファイル構成について
　　変更前：1スタッフに対して複数のデータを選択してメール送信した場合、
　　　　　　ZIPファイルの中に複数のPDFファイルが含まれます。　
　　　↓↓
　　変更後：1スタッフに対して複数のデータを選択してメール送信した場合、
　　　　　　1ファイルの中にすべて含まれます。
　　　　　　※パスワード有ZIP・パスワード無PDFの場合も両方

送信履歴を確認する

共通管理＞メール送信履歴　から送信履歴が確認できます。

Android端末で受信する場合

当オプションで送信されたパスワード付ZIPファイルをAndroid端末で受信・閲覧する場合、パスワード付ZIPを解凍するためのアプリケーションが必要です。
様々なアプリがリリースされておりますが、弊社からの指定アプリはございません。
派遣元で選定、または、派遣スタッフの方がご自身で選定してご利用いただく様にお願い申し上げます。

Android端末向けの解凍マニュアル等はご用意がございませんので、予めご了承くださいませ。